W jakim celu utworzono CRBR?
Ustawa reguluje m. in. zasady weryfikacji tożsamości klientów przez instytucje finansowe i inne podmioty wskazane w Ustawie. Rejestr ma pomóc tym instytucjom w ustaleniu, kto jest rzeczywistym właścicielem (beneficjentem) spółki. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w której właścicielami spółki nie są osoby fizyczne, a np. inne spółki, w tym podmioty zagraniczne. Należy wówczas dojść do osób fizycznych, które stoją za daną spółką, nawet jeśli nie są bezpośrednio jej udziałowcami.
Zgodnie z art. 58 Ustawy, zgłoszenie informacji o beneficjentach rzeczywistych, dotyczy spółek, które już mają swój rejestr, a mianowicie Krajowy Rejestr Sądowy („dalej „KRS”) – zawierający wszystkie istotne dane dotyczące rejestrowanych w Polsce spółek – z wyjątkiem spółek partnerskich oraz spółek akcyjnych, które są spółkami publicznymi. Są to więc:
- spółki jawne,
- spółki komandytowe,
- spółki komandytowo-akcyjne,
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółki akcyjne (z wyjątkiem spółek publicznych).
Kto jest zatem beneficjentem rzeczywistym?
Od prawidłowego zakwalifikowania określonej osoby jako beneficjenta rzeczywistego zależeć będzie, czy wpiszemy daną osobę do CRBR (i opublikujemy jej dane osobowe), czy też nie. Beneficjentem rzeczywistym zawsze będzie tylko osoba fizyczna (nigdy nie będzie nim spółka ani inna osoba prawna). Ustalenie beneficjentów rzeczywistych nie zawsze jest proste i oczywiste. Często trzeba bowiem dokonać analizy wielostopniowej struktury własnościowej danej spółki, aby dotrzeć do właściwych osób.
Beneficjentem rzeczywistym spółki (art. 2 ust. 2 pkt 1 Ustawy) jest/są:
- osoby fizyczne będące udziałowcami lub akcjonariuszami klienta, którym przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,
- osoby fizyczne dysponujące więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym klienta, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
- osoby fizyczne, które sprawują kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie klienta, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
- osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad klientem poprzez posiadanie w stosunku do tej osoby prawnej uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości,
- osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze, w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych powyżej oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
Zatem w przypadku spółek z o.o. beneficjentem rzeczywistym będzie wspólnik bądź wspólnicy, którzy posiadają więcej niż 25% udziałów.
Przykład: Kapitał zakładowy spółki z o.o. wynosi 6.000,00 zł i dzieli się 60 udziałów o wartości nominalnej 100,00 zł każdy udział. Wspólnik A obejmuje 30 udziałów, wspólnik B obejmuje 20 udziałów, wspólnik C obejmuje 10 udziałów. W związku z tym, że wspólnik C posiada mniej niż 25 % udziałów, nie jest on uznany za beneficjenta rzeczywistego i jego dane nie podlegają obowiązku wpisu do CRBR.
Druga opcja to bycie beneficjentem rzeczywistym wspólnika, który jest np. inną spółką, jeśli ta spółka posiada ponad 25% udziałów/ głosów na zgromadzeniu/zebraniu wspólników.
Przykład: Spółka A posiada 27% udziałów w spółce B. Sytuacja może być jeszcze bardziej złożona. Otóż wystarczy, że „ponad 25%” uzbiera kilka spółek, w których dana osoba fizyczna jest beneficjentem rzeczywistym. Jeśli np. założymy spółkę C, w której spółki A i B będą miały po 15%, to i tak ww. osoba fizyczna będzie uznana za beneficjenta rzeczywistego spółki C, ponieważ razem te spółki mają 30% udziałów.
Istnieją również spółki, w których powyższe zasady nie wskazują żadnego beneficjenta rzeczywistego. Jako przykład wystarczy podać spółkę z o.o. z czterema wspólnikami posiadającymi równo po 25% udziałów. Żaden z nich nie posiada „ponad 25%” udziałów. Beneficjentem rzeczywistym będzie w takiej sytuacji „osoba zajmująca wyższe stanowisko kierownicze”.
Powyższe przykłady nie wyczerpują tematu ustalenia beneficjenta rzeczywistego. Każdorazowo należy dokonywać analizy postanowień umowy spółki.
Jakie dane należy zgłosić do CRBR?
Zgłoszenie jest nieodpłatne i następuje poprzez stronę internetową (https://www.podatki.gov.pl/crbr/) przez osobę uprawnioną do reprezentacji spółki (art. 61 Ustawy). Zgłoszenie jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP oraz zawiera oświadczenie osoby dokonującej zgłoszenia do CRBR o prawdziwości informacji zgłaszanych do Rejestru.
Wpisowi do rejestru podlega spółka wraz z podstawowymi danymi identyfikacyjnymi takimi jak nazwa, siedziba oraz numery KRS i NIP.
Wraz ze spółką, do rejestru wpisuje się dane osobowe beneficjentów rzeczywistych i członków organu lub wspólników uprawnionych do reprezentowania spółki. Dane wpisywane do rejestru to: imię i nazwisko, obywatelstwo, państwo zamieszkania, numer PESEL lub data urodzenia, jeśli osoba nie posiada numeru PESEL oraz informacje o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach wpisywanej osoby.
W przypadku zmiany przekazanych informacji do CRBR należy pamiętać o dokonaniu ich aktualizacji (np. zmiana w składzie zarządu spółki z o.o.).
W jakim terminie należy dokonywać zgłoszeń do CRBR?
Spółki wpisane do KRS przed dniem 13 października 2019 r. mają obowiązek zgłosić do CRBR informacje o beneficjentach rzeczywistych w terminie do 13 kwietnia 2020 r. (art. 195 Ustawy). W przypadku spółek rejestrowanych od 13 października 2019 r. wymagane informacje powinny być zgłaszane do CRBR nie później niż w terminie 7 dni od dnia wpisu spółek – wymienionych w art. 58 Ustawy – do KRS, a w przypadku zmiany przekazanych informacji - w terminie 7 dni od ich zmiany*. Do biegu tych terminów nie są wliczane soboty, dni ustawowo wolne od pracy, a także okresy awarii systemu obsługującego rejestr.
Zobowiązane spółki, które nie dopełnią obowiązku zgłoszenia omówionych wyżej informacji w terminie, podlegają karze pieniężnej do wysokości 1.000.000,00 zł.
* Część zmian jest ważna w momencie ich podjęcia (wpis deklaratoryjny), część z momentem zarejestrowania zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym (wpis konstytutywny):
a) wpis konstytutywny do KRS musi wynikać wyraźnie z przepisu prawa lub wynikać w sposób pośredni (nie jest wymieniony bezpośrednio jako mający charakter konstytutywny, jednakże do zmiany wymagane jest przeprowadzenie zmiany umowy spółki).
Przykłady:
- zmiana firmy (nazwy) spółki,
- zmiana siedziby spółki,
- podwyższenie lub obniżenie kapitału zakładowego spółki,
- zmiana sposobu reprezentacji spółki,
- przekształcenie spółki.
b) wpis deklaratoryjny czyli wpis ważny od momentu jego dokonania (np. podjęcia uchwały). Jeśli szczególny przepis prawa nie wskazuje jednoznacznie, że dana czynność jest skuteczna prawnie dopiero od momentu jej zarejestrowania w KRS to taki wpis będzie wpisem deklaratoryjnym.
Przykłady:
- zmiana składu zarządu, zmiana składu rady nadzorczej,
- zmiana danych adresowych członka zarządu, ,
- zmiana wspólników spółki, czyli np. przystąpienie nowego wspólnika, zbycie udziałów, a także zastawienie udziału,
- zawieszenie lub wznowienie przez spółkę działalności gospodarczej.
Of counsel Magdalena Skukowska
